Academic Authority

Chưởng Ấn (tiếng Anh: Chancellor) và Thẩm quyền học thuật của SJJS

Chưởng Ấn của Học Viện Thánh Giuse Dòng Tên Việt Nam là Linh Mục Bề Trên Cả Dòng Tên. Ngài có tất cả các thẩm quyền cần thiết trong việc giám sát và chăm sóc chung cho Học Viện, đồng thời là đại diện chính thức của Học Viện với Tòa Thánh liên quan đến một số vấn đề trọng yếu.

Các thẩm quyền về học thuật của Trường Thần Học Loyola (LST), cả cá nhân lẫn tập thể, theo luật cũng có thẩm quyền trên SJJS.

Giám Chức Điều Phối (tiếng Anh: Moderator)

Giám Chức Điều Phối của Học Viện Thánh Giuse là Linh Mục Giám Tỉnh của Tỉnh Dòng Tên Việt Nam. Ngài là người nắm giữ trách nhiệm cao nhất của Học Viện trong các vấn đề liên quan đến nhân sự và các chính sách.

Sau khi bàn thảo với Hội Đồng Khoa và Đại Diện Học Viên (viết tắt là HĐK&ĐDHV)1, Giám Chức Điều Phối sẽ bổ nhiệm Giám Đốc Học Viện. Ngài cũng bổ nhiệm Giám Học Thần2, Giám Học Nhân Văn-Triết3, Thủ Quỹ và Thủ Thư; những người này có thể do Giám Đốc Học Viện đề xuất.

Giám Chức Điều Phối bổ nhiệm tất cả các thành viên thường trực cho đội ngũ giáo sư tại Học Viện và đề bạt các chức vụ cho họ chiếu theo các thủ tục đã được phê chuẩn. Ngài thỉnh cầu Chưởng Ấn chứng thực nihil obstat từ Bộ Giáo Dục Công Giáo cho các thành viên của Học Viện được đề bạt phong hàm giáo sư. Ngài cũng nhân danh Chưởng Ấn trao sứ mạng chiếu theo giáo luật cho những giáo sư giảng dạy các môn học liên quan đến đức tin và phong hóa, và cấp phép cho các giáo sư phân khoa khác đến giảng dạy trong Học Viện. Ba năm một lần, ngài sẽ gửi cho Bộ Giáo Dục Công Giáo một bản báo cáo chi tiết về tình hình học thuật, tình trạng kinh tế và phong hoá của Học Viện.

Trách nhiệm của ngài là phải đảm bảo sao cho học thuyết công giáo được tuân thủ một cách toàn vẹn, và phải trung tín thực thi các quy chế và các quy định của Tòa Thánh.

Là vị đại diện cho Chưởng Ấn, theo quy định, Giám Chức Điều Phối phải thường xuyên liên lạc với Đức Tổng Giám Mục Tổng Giáo Phận Sài Gòn, là vị có trách nhiệm mục tử coi sóc về việc giảng dạy học thuyết công giáo vững chắc trong tổng giáo phận.

Giám Chức Điều Phối duyệt xét và phê chuẩn các chính sách chính yếu và những thay đổi cơ cấu do HĐK&ĐDHV đề xuất.

Sau khi bàn thảo với Thủ Quỹ của Học Viện, ngài phê duyệt ngân sách hàng năm của Học Viện và cho phép sử dụng bất kỳ ngân quỹ phụ trội nào khác.

Giám Đốc (tiếng Anh: Director)

Giám Đốc là một thành viên của Dòng Tên có trình độ bậc sau đại học, là công dân Việt Nam và thường được chọn từ đội ngũ giáo sư thường trực của Học Viện. Ngài được Giám Chức Điều Phối bổ nhiệm sau khi đã tham khảo ý kiến của Hội Đồng Khoa và Đại Diện Học Viên.

Giám Đốc sẽ giữ chức vụ trong thời hạn ba năm và có thể được gia hạn thêm ba năm nữa, nhưng không áp dụng cho nhiệm kỳ thứ ba, ngoại trừ sau khoảng thời gian ít nhất là ba năm.

Giám Đốc là vị điều hành chính và là uỷ viên tài phán học thuật (academic official) của Học Viện. Ngài có những chức năng sau:

1. Ngài chịu trách nhiệm chính trong việc giám sát chương trình đào tạo chung và trong việc điều hành Học Viện, đồng thời phối hợp với các Giám Học và các ban liên hệ nhằm thực thi các chính sách học thuật và sửa đổi chương trình giảng dạy của Học Viện.
2. Ngài là vị trung gian thường lệ giữa Học Viện với Chưởng Ấn, Giám Chức Điều Phối và các cấp thẩm quyền khác của Giáo Hội. Ngài cũng giữ liên lạc và trao đổi với các Bề Trên có các học viên theo học tại Học Viện và những vị hữu trách của các cơ sở đào tạo khác. Trách nhiệm của ngài bao hàm các mối tương quan với công chúng của Học Viện. Ngài cũng là vị đại diện cho Học Viện trong các dịp cần sự hiện diện chính thức của Học Viện.
3. Với thẩm quyền chính đáng là vị đại diện cho Chưởng Ấn hoặc Giám Chức Điều Phối, Giám Đốc thực hiện đóng vai trò vị trọng tài cuối cùng trong bất kỳ cuộc tranh chấp xảy ra giữa tất cả các bộ phận khác nhau trong Học Viện.
4. Ngài phụ trách các cuộc họp HĐK&ĐDHV và Ban Giám Hiệu (viết tắt là BGH)4. Ngài triệu tập uỷ ban thiết lập Chương trình nghị sự của HĐK&ĐDHV trước các cuộc họp của ban này để đảm bảo sự tham dự tối đa và tự do đưa ra các vấn đề để thảo luận. Ngài cũng chịu trách nhiệm về chương trình nghị sự của Hội Đồng Cố Vấn Các Bề Trên (viết tắt là HĐCVBT)5. Ngài chủ trì các cuộc họp của HĐK&ĐDHV, BGH, và HĐCVBT.
5. Ngài phụ trách việc tuyển dụng và thăng tiến đội ngũ giáo sư. Ngài cũng cung ứng các khóa học bồi dưỡng và các kỳ nghỉ phép nhằm khuyến khích các thành viên trong phân khoa nghiên cứu và xuất bản khoa học. Với những giáo sư Dòng Tên thường trực, làm toàn thời gian cho Học Viện, ngài chuẩn nhận những hoạt động học thuật khác của họ bên ngoài chương trình của Học Viện sau khi đã tham khảo ý kiến với các Giám Học.
6. Ngài chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý tài chính của Học Viện. Với sự cộng tác của Ban Tài Chính Học Viện, gồm có Thủ Quỹ, Thủ Thư, và một thành viên khác được Giám Đốc chỉ định, Giám Đốc chịu trách nhiệm việc chuẩn bị và trình bày tài chính thường niên của Học Viện cho Giám Chức Điều Phối để ngài phê duyệt. Thông thường, bản ngân sách được trao nộp cho Giám Chức Điều Phối qua trung gian của Thủ Quỹ Học Viện.
7. Ngài chịu trách nhiệm chính đối với Thư Viện của Học Viện và các chính sách quản trị Thư Viện, với sự cộng tác của các Giám Học và Thủ Thư.
8. Ngài chịu trách nhiệm chính trong việc trông coi các cơ sở vật chất của Học Viện, việc bảo trì, cũng như gìn giữ chúng trong tình trạng tốt nhất.
9. Ngài có thể chỉ định, sau khi đã tham khảo ý kiến với BGH, bất kỳ uỷ ban lâm thời nào được xem là hữu ích hoặc thiết thực cho lợi ích của Học Viện.
10. Với sự trợ giúp của vị Trưởng Phòng Học Vụ, hằng năm ngài gửi theo dạng điện thư cho Hiệu Trưởng và Khoa Trưởng LST những thông tin mà Bộ Giáo Dục Công Giáo cần có để cập nhật trong cơ sở dữ liệu của cơ quan này. Ngài cũng chuẩn bị một bản báo cáo về Học Viện, vốn được thực hiện ba năm một lần. Bản báo cáo này sẽ được gửi đến cho Hiệu Trưởng LST, Manila, và cho Giám Chức Điều Phối, những vị này sẽ gửi bản báo cáo đó cho Chưởng Ấn.

Giám Học Thần (tiếng Anh: Prefect of Theological Studies)

Giám Học Thần là một thành viên Dòng Tên có bằng tiến sĩ thần học và được bổ nhiệm bởi Giám Chức Điều Phối.

Giám Học Thần sẽ giữ chức vụ trong thời hạn ba năm và có thể được gia hạn thêm ba năm nữa, nhưng không áp dụng cho nhiệm kỳ thứ ba, ngoại trừ sau khoảng thời gian ít nhất là ba năm giữa nhiệm kỳ hai và nhiệm kỳ ba.

Theo sự phân quyền của Giám Đốc, ngài là vị điều hành thường quyền về chương trình học thuật khối Thần Học của Học Viện. Như thế, ngài có những chức năng sau:

1. Ngài chịu trách nhiệm thực thi hiệu quả các chính sách của Học Viện và đưa ra các quyết định quản trị trong thẩm quyền của mình liên quan đến chương trình học và chương trình giảng dạy.
2. Ngài sắp xếp lịch trình, triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Hội Đồng Khoa (viết tắt là HĐK)6 của mình.
3. Ngài chịu trách nhiệm về việc sắp xếp các khóa học, thực hiện đúng trình tự và thủ tục của các kỳ thi khảo sát, và cho phép miễn trừ các khóa học đặc thù và các yêu cầu học thuật khi cần.
4. Ngài phân bổ lượng giảng dạy thường kỳ cho các giáo sư thần học của Học Viện. Với những giáo sư Dòng Tên thường trực, làm việc toàn thời gian, ngài sẽ tư vấn cho Giám Đốc về các hoạt động học thuật khác của họ bên ngoài chương trình giảng dạy tại Học Viện.
5. Ngài phụ trách việc tuyển sinh và nhận học viên vào học tại Học Viện. Ngài giúp lên kế hoạch cho chương trình học thuật và giám sát việc thực hiện chương trình đó cho các học viên. Ngài tiến hành các cuộc gặp gỡ cá nhân thường lệ với các học viên và xử lý bất kỳ hành vi kỷ luật khi cần.
6. Ngài phụ trách việc sắp xếp lịch trình của năm học, trong đó có cả lịch trình cho các cuộc họp của tất cả các cơ quan hành chính của Học Viện.
7. Ngài chịu trách nhiệm về chương trình nghị sự của HĐK và của bất kỳ uỷ ban nào mà ngài có thể là chủ tịch của uỷ ban đó. Các chức danh Giám Đốc và Giám Học phải tách biệt không được do một người kiêm nhiệm.

Giám Học Nhân Văn-Triết (tiếng Anh: Prefect of Humanities and Philosophy Program)

Giám Học Nhân văn-Triết là một thành viên của Dòng Tên có văn bằng bậc sau đại học, lý tưởng là về triết học. Vị này được Giám Chức Điều Phối bổ nhiệm.

Giám Học Nhân văn-Triết sẽ giữ chức vụ trong thời hạn ba năm và có thể được gia hạn thêm ba năm nữa, nhưng không áp dụng cho nhiệm kỳ thứ ba, ngoại trừ sau khoảng thời gian ít nhất là ba năm giữa nhiệm kỳ thứ hai và nhiệm kỳ thứ ba.

Theo sự phân quyền của Giám Học Thần, ngài là vị điều hành thường quyền về chương trình Nhân văn-Triết học tại Học Viện. Như thế, ngài có những chức năng sau:

1. Ngài đưa ra các quyết định quản trị trong thẩm quyền của mình liên quan đến chương trình giảng dạy Nhân văn-Triết học.
2. Liên hệ đến chương trình Nhân văn-Triết học, ngài chịu trách nhiệm về việc sắp xếp các khóa học, thực hiện đúng trình tự và thủ tục của các kỳ thi khảo sát, và cho phép miễn trừ các khóa học đặc thù và các yêu cầu học thuật khi cần.
3. Ngài phụ trách việc tuyển sinh và thâu nhận học viên vào học chương trình Nhân văn-Triết học tại Học Viện. Ngài giúp lên kế hoạch cho chương trình Nhân văn-Triết học và giám sát việc thực hiện chương trình đó cho các học viên. Ngài tiến hành các cuộc gặp gỡ cá nhân thường lệ với các học viên và xử lý bất kỳ hành vi kỷ luật khi cần.
4. Ngài phụ trách lên lịch trình cho các môn Nhân văn- Triết học.
5. Ngài có thể đóng vai trò là đại diện cho Giám Học Thần trong các trường hợp liên quan đến chương trình Nhân văn-Triết học.

Trưởng Phòng Học Vụ (tiếng Anh: Executive Secretary)

Trưởng Phòng Học Vụ được HĐK&ĐDHV chọn và đệ trình lên Giám Chức Điều Phối để ngài phê chuẩn. Thông thường, người giữ chức vụ này là một thành viên của phân khoa và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về việc thi hành các chức năng đã được giao phó.

Trưởng Phòng Học Vụ được bầu chọn với nhiệm kỳ ba năm và có thể được bầu lại cho hai nhiệm kỳ ba năm kế tiếp, nhưng thường thì không quá chín năm liên tiếp. Theo quy định, việc bầu Trưởng Phòng Học Vụ không nên tổ chức cùng năm với việc bầu Giám Học.

Thường vụ của Trưởng Phòng Học Vụ:

1. Là người trợ giúp cho các Giám Học trong các chức năng của ngài. Những chi tiết về thủ tục trong việc phân công chức năng giữa các Giám Học và Trưởng Phòng Học Vụ có thể được thay đổi tùy vào thỏa thuận giữa hai bên, tuy nhiên cần có sự chấp thuận của Giám Đốc và Hội Đồng Khoa.
2. Là người quản lý chính thức các hồ sơ, tài liệu và giao dịch của Học Viện và các cơ quan hành chính của nó, cũng như quản lý con dấu chính thức của Học Viện.
3. Là người giám sát việc chuẩn bị lịch học tập thường lệ và các kỳ thi bảo vệ luận văn, sát hạch toàn diện, nghe giải tội - ad audiendas confessiones, thi học kỳ và thi lại.
4. Là người phụ trách chương trình nghị sự của BGH, có quyền tham khảo ý kiến các thành viên hội đồng khi cần thiết.
5. Là người chịu trách nhiệm về những ấn bản thường quy của các cơ quan quản trị (ví dụ: Cẩm Nang của Học Viện).
6. Dù là cá nhân hoặc thông qua những người khác được chỉ định hợp lệ, ngài giữ các biên bản của BGH, HĐK, và HĐK&ĐDHV. Các biên bản này phải được trình bày trước cho những người có liên quan để được chuẩn nhận thông qua tại cuộc họp tiếp theo của cơ quan tương ứng.
7. Hằng năm ngài giúp Giám Đốc chuẩn bị thông tin điện tử cập nhật cơ sở dữ liệu của Bộ Giáo Dục Công Giáo khi cần, và bản báo cáo ba năm một lần gửi cho Hiệu Trưởng LST và Giám Chức Điều Phối.

Thủ Thư (tiếng Anh: Librarian)

Thủ Thư do Giám Chức Điều Phối bổ nhiệm dựa trên sự đệ trình từ Giám Đốc sau khi có sự bàn thảo với BGH hoặc HĐK&ĐDHV. Thông thường, Thủ Thư phải có văn bằng chuyên môn về quản lý thư viện hoặc một văn bằng tương đương. Dưới quyền của Giám Đốc, Thủ Thư có trách nhiệm điều hành thư viện. Mọi giao dịch tài chính của thư viện phải có sự đồng ý của Giám Đốc.

Thủ Thư được bổ nhiệm với nhiệm kỳ ba năm. Giám Chức Điều Phối có thể gia hạn bổ nhiệm cho các nhiệm kỳ ba năm khác, tùy thuộc vào đề xuất của Giám Đốc cùng sự bàn thảo với BGH hoặc HĐK&ĐDHV.

Thủ Thư có vai trò quản lý thư viện, với các nhiệm vụ cụ thể:

1. Thủ Thư phục vụ trong vai trò là một nhà chuyên môn của BGH liên quan đến thư viện, tài chính và những vấn đề liên quan khác.
2. Thủ Thư sẽ gửi báo cáo thường niên cho Giám Đốc với các số liệu thống kê và các dữ liệu khác về tình trạng chung của thư viện, cùng với nhu cầu phát triển về cơ sở vật chất và đội ngũ nhân viên.
3. Thủ Thư, cùng với các nhân viên, làm việc chặt chẽ với các Giám Học và đội ngũ giáo sư nhằm phát triển các dịch vụ hỗ trợ cho việc giảng dạy trong các lớp học và các dịch vụ hỗ trợ cho việc nghiên cứu chuyên sâu, viết lách cũng như theo đuổi học tập.
4. Thủ Thư hợp tác chặt chẽ với các Giám Học, đội ngũ giáo sư, và nhân viên. Ngài chịu trách nhiệm chính trong các dự án trang bị sách cho thư viện.

Thủ Quỹ (tiếng Anh: Treasurer)

Thủ Quỹ được Giám Chức Điều Phối bổ nhiệm dựa trên sự đệ trình của Giám Đốc cùng sự bàn thảo với BGH. Dưới sự chỉ đạo và phê duyệt của Giám Đốc, Thủ Quỹ quản lý ngân sách và tài chính của Học Viện. Vị này giúp Giám Đốc chuẩn bị bản dự toán ngân sách thường niên để đệ trình lên Giám Chức Điều Phối. Cuối mỗi năm học, vị này sẽ lập một báo cáo tài chính thường niên để đệ trình lên HĐK&ĐDHV và lên Giám Chức Điều Phối.